STATUT

Statut

Regulament de procedură

 

Acest Regulament de procedură a fost adoptat de primul Comitet Executiv APECS interimar. Acest regulament doreşte să traseze un cadru pentru conducerea şi activitatea APECS. Una dintre intenţii este aceea de a putea modifica pe parcurs Regulamentul, astfel încât acesta să corespundă nevoilor, componenţei şi activităţilor APECS, mereu în schimbare.

 

Ratificat în unanimitate de Consiliul APECS International pe 5 iunie 2008.

Amendat în unanimitate de Consiliul APECS International pe 30 iunie 2011 pentru a include Apendicele 1. Ghidul APECS pentru donaţii.

 

1. Membri

APECS are două categorii de membri: membri individuali şi membri organizaţionali.

 

1.1. Membri individuali

1.1.1. Apartenenţa individuală la APECS este deschisă studenţilor, educatorilor, tinerilor cercetători şi altor persoane interesate de activităţile şi scopurile APECS cu privire la regiunile polare şi criosferă.

1.1.2. Apartenenţa individuală este automată şi recunoscută prin înregistrare online şi nu necesită afilierea la o organizaţie membră.

1.1.3. Consiliul îşi rezervă dreptul de a înceta apartenenţa individuală.

1.1.4. Membrii individuali au dreptul de a:

a) se nominaliza pentru orice poziţie în cadrul structurii organizaţionale APECS;

b) participa la activităţile APECS;

c) propune noi activităţi APECS prin intermediul Consiliului, al reprezentanţilor Comitetului Executiv sau al Directorului.

1.1.5. Membrii individuali nu pot vorbi în numele APECS şi nu-şi pot identifica interesele şi viziunile personale cu cele ale APECS fără aprobarea explicită a conducerii APECS – fie Comitetul Executiv, fie Directorul.

 

 

 

1.2. Membri organizaţionali

1.2.1. Apartenenţa organizaţională este deschisă tuturor organizaţiilor cu interese similare cu cele ale APECS, precum: (i) comitete naţionale şi regionale sau (ii) organizaţii disciplinare, interdisciplinare şi ştiinţifice cu activităţi conexe sau (iii) alte grupuri care împărtăşesc scopurile APECS.

1.2.2. Apartenenţa organizaţională este stabilită printr-un Memorandum de Înţelegere sau alt document similar, încheiat între organizaţie şi APECS.

1.2.3. Membrii organizaţionali nu pot vorbi în numele APECS şi nu-şi pot identifica interesele şi viziunile cu cele ale APECS fără aprobarea explicită a conducerii APECS – fie Comitetul Executiv, fie Directorul.

 

2. Structura organizaţională

2.1.1. Structura organizaţională APECS este compusă din: (1) un Consiliu deschis, (2) un Comitet Executiv ales, (3) un Directorat (dacă finanţarea permite), (4) grupuri de lucru şi comitete, incluzând (5) un comitet consultativ şi (6) funcţionari individuali.

2.1.2. Consiliul se preocupă de chestiunile care ţin de organizarea şi conducerea APECS, incluzând structura, alegerile şi numirile, Regulamentul de Procedură şi apartenenţa membrilor. Consiliul votează asupra moţiunilor propuse de membrii APECS, de Comitetul Executiv sau de Director.

2.1.3. Consiliul conferă Comitetului Executiv şi Directorului autoritatea de a lua decizii necesare pentru implementarea activităţilor şi a iniţiativelor APECS.

2.1.4. Rolul principal al Directoratului este acela de a coordona permanent activităţile APECS. Acolo unde finanţarea permite, Consiliul poate numi un Director plătit care să conducă Directoratul. Când situaţia nu permite, Comitetul Executiv va propune o soluţie alternativă spre aprobarea Consiliului.

2.1.5. Scopul Comitetului Consultativ este de a se asigura că scopurile APECS sunt relevante pentru membrii săi şi pentru vasta comunitate polară şi de a oferi consiliere şi îndrumare.

 

2.2. Consiliul

2.2.1. Consiliul va fi compus din membri individuali şi reprezentanţi ai membrilor organizaţionali. Toţi membrii organizaţionali pot numi un membru în Consiliu. Membrii individuali pot fi nominalizaţi (inclusiv auto-nominalizaţi) şi aprobaţi de Consiliu.

2.2.2. Mandatul de consilier este valabil un an calendaristic şi poate fi reînnoit. Consilieri pot demisiona înainte de încheierea mandatului.

2.2.3. Amendamentele aduse Regulamentului de Procedură necesită o majoritate de 2/3 a membrilor cu drept de vot. Toate celelalte decizii ale Consiliului necesită o majoritate de peste 50% din totalul celor cu drept de vot. Votul poate fi exprimat prin orice mijloc de comunicare stabilit de Comitetul Executiv.

2.2.4. Toate voturile Consiliului vor fi exprimate secret şi vor fi transmise prin orice mijloc care asigură anonimitatea, dacă se consideră necesar de către Consiliu sau Comitetul Executiv.

2.2.5. Consiliul şi Comitetul Executiv vor face eforturi cu scopul de a facilita întâlnirea Consiliului la întâlniri ştiinţifice importante, dacă este posibil, anual.

2.2.6. Se vor face eforturi pentru a garanta faptul că Consiliul asigură o reprezentare completă şi eficientă a membrilor APECS.

 

2.3. Comitetul Executiv

2.3.1. Comitetul Executiv este împuternicit să ia decizii şi să implementeze activităţile APECS, cu excepţia celor referitoare la conducerea şi structura APECS, care sunt de competenţa Consiliului.

2.3.2. Consiliul alege un Comitet Executiv alcătuit din 5 membri. Alegerile au loc cel puţin o dată la doi ani sau chiar de mai multe ori, în cazul în care Consiliul consideră acest lucru necesar.

2.3.3. Mandatul este valabil doi ani, în speranţa că pentru a asigura continuitatea nu toţi membrii Comitetului Executiv se vor schimba la fiecare sesiune de alegeri. Se recunoaşte faptul că pe durata mandatului diversele angajamente personale ale membrilor Comitetului Executiv pot duce la perioade de participare scăzută.

2.3.4. În eventualitatea unei demisii a Comitetului Executiv, acesta va numi un membru interimar care să funcţioneze până la următoarele alegeri.

2.3.5. Comitetul Executiv alege un Preşedinte din cadrul acestuia. Ceilalţi membri ai Comitetului Executiv sunt intitulaţi Vicepreşedinţi.

2.3.6. Preşedintele este cel mai înalt oficial ales al APECS şi principalul punct de contact cu Directoratul (dacă acesta există). Vicepreşedinţii acţionează în absenţa preşedintelui dacă şi cum este nevoie, utilizând propria titulatură.

2.3.7. Toate deciziile Comitetului Executiv sunt luate prin vot în cadrul Comitetului şi necesită o majoritate de ¾ din numărul membrilor care votează sau mai mult, cu cel puţin 3 membri care să voteze.

2.3.8. Este recomandat ca cel puţin un membru din Comitetul Executiv anterior să asigure consilierea şi îndrumarea Comitetului Executiv în funcţie.

 

2.4. Directoratul

2.4.1. Directoratul APECS este responsabil de coordonarea şi implementarea activităţilor APECS, de apartenenţa membrilor, de comunicare, precum şi de integritatea şi funcţionalitatea organizaţională, inclusiv strângere de fonduri şi conformitate juridică şi financiară.

2.4.2. În mod ideal, Directoratul este găzduit de către un membru organizaţional în sistem rotativ.

2.4.3. Iniţializarea unui acord pentru asigurarea Directoratului APECS necesită un vot de încredere din partea Consiliului, în acord cu Comitetul Consultativ.

2.4.4. Descrierea competenţelor şi numirea Directorului APECS se face prin consultare între organizaţia care găzduieşte Directoratul şi Comitetul Executiv.

2.4.5. Numirea Directorului necesită un vot de încredere din partea Consiliului în acord cu Comitetul Consultativ.

2.4.6. Comitetul Executiv va fi consultat în mod regulat cu privire la performanţa Directoratului şi, în cazul în care este necesar, va întreprinde evaluări anuale ale Directoratului.

2.4.7. Directorul are libertatea de a căuta noi direcţii de acţiune, surse de finanţare, parteneri şi activităţi pentru APECS, atâta timp cât acestea se înscriu în scopurile şi obiectivele organizaţiei. Acestea se vor face în consultare cu Executivul. În orice caz, schimbările legate de conducere şi structură necesită aprobarea Consiliului.

2.4.8. Directorul va reprezenta APECS la întrunirile alor organizaţii la care sunt invitaţi reprezentanţi ai APECS sau va delega pe altcineva, precum Preşedintele.

2.4.9. În următoarele cazuri, Comitetul Executiv (în acord cu Comitetul Consultativ şi membrii organizaţionali) va propune o strategie spre aprobarea Consiliului: (i) atunci când Directorul demisionează sau este înlăturat din funcţie în conformitate cu secţiunea 2.8; (ii) Comitetul Executiv sau Consiliul înaintează o moţiune de lipsă de încredere faţă de Director; (iii) are loc pierderea sprijinului financiar şi/sau instituţional destinat Directorului sau Directoratului.

 

2.5. Comitetul Consultativ

2.5. Membrii Comitetului Consultativ sunt numiţi prin invitaţie de către Comitetul Executiv.

2.5.1. Componenţa Comitetului Consultativ va include cercetători seniori, administratori, foşti membri individuali ai APECS, precum şi alte persoane considerate potrivite.

2.5.2. Comitetul Consultativ are scopul de a reduce cererile membrilor individuali şi de a le limita pe acestea la cele mai relevante pentru fiecare membru.

 

2.6. Comitete şi grupuri de lucru

2.6.1. APECS trebuie să menţină următoarele comitete: Comitetul Consultativ şi Comitetul Executiv.

2.6.2. Grupuri de lucru şi comitete adiţionale pot fi formate fie de Comitetul Executive, fie de membri. Aceştia din urmă au nevoie de aprobarea Comitetului Executiv.

2.6.3. Toate grupurile de lucru şi comitetele trebuie să păstreze contactul regulat cu Directoratul şi/sau Comitetul Executiv.

2.6.4. Comitetele şi grupurile de lucru trebuie să respecte Regulamentul de Procedură.

 

2.7. Funcţionarii individuali

2.7.1. Prin acord între Comitetul Executiv şi Directorat, membrii individuali pot şi numiţi funcţionari pentru a satisface anumite nevoi ale organizaţiei atunci când este nevoie.

2.7.2. Toţi funcţionarii individuali trebuie să fie membri APECS la momentul numirii lor.

2.7.3. Membrii Comitetului Executiv şi Directorul APECS vor fi consideraţi funcţionari individuali APECS.

 

2.8. Îndepărtarea din funcţie

2.8.1. Orice oficial APECS, inclusiv Consilieri, membri ai Comitetului Executiv, Preşedinte, Director, membri ai Comitetului Consultativ şi funcţionari individuali vor înceta din funcţie în cazul în care el/ea:

a) încetează să mai fie membru APECS (cu excepţia membrilor Comitetului Consultativ);

b) este îndepărtat prin vot de neîncredere de către Consiliul APECS;

c) devine incapabil să-şi îndeplinească sarcinile din motive de tulburări psihice, boală sau rănire;

d) încetează din viaţă;

e) demisionează;

f) nu poate fi contactat de Directorat sau Comitetul Executiv şi este absent pentru o perioadă de peste trei luni consecutive fără a anunţa, astfel încât Comitetul Executiv decide ca postul său să rămână vacant.

 

3. Propuneri pentru activităţile APECS

3.1. Orice membru APECS poate propune activităţi pentru care APECS poate fi (a) organizaţia coordonatoare, (b) organizaţie parteneră sau (c) reprezentată într-o manieră adecvată. Aprobarea pentru aceste activităţi trebuie să vină din partea Directoratului şi/sau a Comitetului Executiv.

3.2. Comitetul Executiv trebuie să aprobe orice propunere în care APECS este organizaţia coordonatoare şi/sau beneficiara finanţării.

3.3. Scrisorile de sprijin pentru propuneri externe pot fi oferite de către Directorat şi/sau Comitetul Executiv.

 

4. Finanţarea

N.B. Finanţele APECS sunt manageriate în două bugete: (a) bugetul Directoratului pentru finanţarea din partea instituţiei gazdă şi (b) Bugetul Operaţional obţinut din venituri adiţionale. APECS trebuie să utilizeze aceste fonduri în concordanţă cu toate cerinţele şi restricţiile relevante. Aceste două bugete pot cere management financiar şi audit separat. Dacă este necesar, această secţiune a Regulamentului de Procedură poate fi modificată astfel încât să se asigure respectarea tuturor cerinţelor. În acest caz, este necesară aprobarea Comitetului Executiv.

4.1.1. APECS este o organizaţie non-profit. Statutul său legal va fi determinat în raport cu organizaţiile partenere, aceste relaţii urmând a fi stabilite şi formalizate prin acorduri cu APECS şi amendamente aduse prezentului document, dacă este cazul.

4.1.2. Atunci când există un Directorat găzduit de un institut identificat, bugetul va fi stabilit prin consultare între Comitetul Executiv, Director şi institutul gazdă.

4.1.3. Anul fiscal pentru APECS este cuprins între 1 aprilie şi 31 martie, excepţie făcând cazul în care se încheie în acord cu institutul care găzduieşte Directoratul, prin care să se modifice această perioadă.

4.1.4. Bugetul APECS pentru următorii trei ani sau pentru termenul definit de institutul gazdă al Directoratului va fi elaborat anual, iar raportul său financiar pe anul precedent va fi publicat la sfârşitul fiecărui an financiar.

 

4.2. Venituri şi cheltuieli

4.2.1. Subvenţiile şi veniturile cerute şi/sau obţinute de APECS trebuie aprobate de Comitetul Executiv şi nu trebuie să contravină Codului de Comportament şi de Responsabilitate Socială şi de Mediu APECS ratificat de Consiliu.

4.2.2. Toate cheltuielile APECS trebuie prezentate în linii generale în bugetul aprobat de Comitetul Executiv APECS.

4.2.3. Comitetul Executiv poate autoriza cheltuieli neprevăzute sub 2000 USD, conform secţiunii 2.3.7. Cheltuielile neprevăzute care depăşesc acest prag necesită aprobarea Consiliului.

4.2.4. Bugetul APECS poate fi modificat prin acord unanim în cadrul Comitetului Executiv pentru a accepta un buget complet, amendat.

 

4.3. Depozite

4.3.1. Finanţele APECS pot fi depozitate în conturi deţinute de:

a) APECS, caz în care un asemenea cont a fost deschis în baza unor termeni aprobaţi de Comitetul Executiv;

b) în orice alt cont aprobat de Comitetul Executiv.

 

4.4. Cheltuieli

4.4.1. APECS poate fi supusă unor cheltuieli suplimentare asociate cu finanţarea prin membrii organizaţionali. APECS va căuta scutirea de aceste costuri ori de câte ori este posibil.

 

4.5. Audit

4.5.1. APECS acceptă cerinţele de audit financiar ale oricărei organizaţii care sprijină Directoratul.

4.5.2. Auditul va fi realizat de auditorul instituţiei gazdă. Dacă aceasta nu poate realiza auditul, o companie profesională de audit va întreprinde un audit anual, pe cheltuiala APECS, cu aprobarea Comitetului Executiv.

4.5.3. APECS va reţine şi arhiva toate documentele financiare pe o perioadă de cel puţin 10 ani.

 

4.6. Contracte

4.6.1. Comitetul Executiv poate autoriza orice membru APECS să devină parte a oricărui contract sau să execute şi să livreze orice instrument în numele APECS, exceptând cazurile în care legea interzice acest lucru. Autoritatea în acest domeniu poate fi generală sau de competenţa anumitor instanţe.

 

4.7. Împrumuturi

4.7.1. Nu vor fi contractate împrumuturi şi nici nu vor fi emise dovezi de îndatorare în numele APECS fără o rezoluţie care să autorizeze acest lucru din partea Comitetului Executiv şi cu aprobarea Consiliului în conformitate cu secţiunea 2.2.3.

 

4.8. Cecuri, chitanţe şi alte ordine de plată

4.8.1. Comitetul Executiv va elabora metodologia de numire a funcţionarilor APECS ca semnatari legitimi pentru cecuri, chitanţe şi alte documente fiscale sau alte dovezi de îndatorare emise în numele APECS.

 

4.9. Responsabilităţile financiare ale Directoratului

4.9.1. Directoratul sau, în absenţa sa, Comitetul Executiv, are următoarele competenţe şi responsabilităţi financiare:

a) supraveghează alcătuirea şi trimiterea bugetului de Finanţe Operaţionale către Comitetul Executiv spre aprobarea anuală;

b) garantează Finanţele Operaţionale pentru APECS;

c) coordonează achiziţia Finanţelor de Activitate pentru APECS;

d) păstrează o evidenţă completă a tuturor finanţelor APECS;

e) alcătuieşte rapoarte financiare la sfârşitul anului fiscal;

f) trimite un raport financiar pentru anul precedent Comitetului Executiv APECS în fiecare an. Odată aprobat de Comitetul Executiv APECS, Directorul publică acest raport.

 

4.10. Contabilitate financiară

4.10.1. Toate practicile financiare vor fi transparente şi în concordanţă cu apartenenţa la organizaţie.

4.10.2. Activităţile financiare vor fi descrise cu exactitate, pentru a garanta că sprijinul financiar primit promovează misiunea, scopurile şi obiectivele APECS.

4.10.3. Toate înţelegerile scrise vor fi onorate la întreaga capacitate APECS.

4.10.4. Detaliile tuturor surselor de finanţare majore, în natură sau altfel, precum şi activităţile cărora au fost destinate vor fi disponibile la cerere.

4.10.5. APECS va lua deciziile în conformitate cu situaţia sa financiară, precum şi în baza ghidului de Responsabilitate Socială şi de Mediu, ratificat în baza secţiunii 5.1.

 

5. Responsabilitate de Mediu şi Socială şi nediscriminare

Prefaţă: Membrii APECS au o apreciere profundă faţă de regiunile polare. Recunoaştem că este de responsabilitatea şi în interesul nostru să facem cercetarea noastră accesibilă şi relevantă pentru societate, să respectăm şi să protejăm mediul şi culturile din regiunile polare, să fim conştienţi de implicaţiile şi consecinţele acţiunilor noastre profesionale şi să fi corecţi şi etici în demersurile noastre.

În cele ce urmează, schiţăm viziunea APECS cu privire la angajamentul faţă de Responsabilitatea de Mediu şi Socială prevăzută în Regulamentul de Procedură APECS. Propunem elaborarea unui Cod de Comportament separat, care să fie aprobat de Consiliu.

5.1. Responsabilităţi de mediu şi sociale

5.1.1. APECS va respecta moralitatea, integritatea şi spiritualitatea culturii, tradiţiilor şi relaţiilor populaţiilor indigene, ale societăţilor tradiţionale şi ale comunităţilor locale cu propria lume.

5.1.2. APECS va promova în cadrul comunităţii de cercetători practici responsabile din punct de vedere social, de mediu şi etic.

5.1.3. APECS a elaborat un ghid responsabil din punct de vedere social şi de mediu pentru acceptarea donaţiilor. Acest ghid este ataşat ca Apendicele 1 al Regulamentului de Procedură. Alte orientări privitoare la practicile APECS pot fi adoptate în concordanţă cu secţiunea 2.2.3.

5.1.4. APECS nu va susţine în mod conştient cercetări care promovează conflictele militare sau producerea de arme.

 

5.2. Nediscriminarea

5.2.1. APECS va căuta să ofere şanse egale tuturor membrilor indiferent de gen, orientare sexuală, rasă, religie, credinţă, culoare, naţionalitate, statut economic, cultură sau afiliere organizaţională.

5.2.2. APECS nu va discrimina membrii sau alte persoane pe criterii de gen, orientare sexuală, religie, rasă, culoare, origine, statut economic, cultură sau afiliere organizaţională.

 

6. Modificarea Termenilor de Referinţă şi a Regulamentului de Procedură

6.1. Amendamentele propuse fie la Termenii de Referinţă, fie la Regulamentul de Procedură trebuie prezentate în scris şi aprobate de Consiliu în conformitate cu secţiunea 2.2.3.

6.2. Amendamentele propuse vor fi luate în considerare anual, excepţie făcând cazurile în care circumstanţe neprevăzute impun examinarea lor mai devreme.

 

 

Adoptat de Consiliul APECS International la data de 16 iunie 2008

- prin aprobare unanimă

 

 

 

 

 

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>